KOMPLEKSOWA OBSŁUGA WYDARZENIA ARTYSTYCZNO-ROZRYWKOWEGO PN. ŚWIĘTO MIASTA LUBAWKA

 

1. ZAMAWIAJĄCY

Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury
ul. Przyjaciół Żołnierza 6a
58-420 Lubawka

Osoba upoważniona do kontaktu:
Sławomir Sławiński - Dyrektor
tel. 75 74 11 369, e-mail: dyrektor.mgok@gmail.com

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wydarzenia artystyczno-rozrywkowego pn. Święto Miasta Lubawka (zwanego dalej „Imprezą”), które odbędzie się 18 i 19 lipca 2020 r. na Rynku
w Lubawce (Plac Wolności).

Do zadań wykonawcy należeć będzie:

1. podpisanie umów z poniższymi artystami, zapewnienie zgód na wykorzystanie wizerunku poniższych artystów, pokrycie kosztów honorariów artystów uwzględniające wszystkie poniesione przez poniższych artystów koszty,  w tym transport i noclegi - lista artystów:
   • headliner 1 (niedziela) jeden do wyboru: Natalia Nykiel, Roksana Węgiel, Lanberry, Ania Dąbrowska, Grzegorz Hyży (Wykonawca może zaproponować innych o podobnej wartości artystycznej i popularności)
   • headliner 2 (sobota) jeden do wyboru: Piersi, Tede, Mario Bischin, Danzel, Mirami, Daj to Głośniej, After Party, Power Play (Wykonawca może zaproponować innych o podobnej wartości artystycznej i popularności)
   • support 1 (sobota): zespół muzyki tanecznej disco-polo/dance
   • support 2 (niedziela): zespół muzyki tanecznej disco polo/dance
   • DJ do poprowadzenia zabawy tanecznej po występie artysty-headlinera (sobota)
2. Opłacenie tantiemów autorskich Zaiks
3. Zapewnienie należytych służb ochrony w ilości 14 funkcjonariuszy wraz ze sporządzeniem planu zabezpieczenia Imprezy. Ochrona również w zakresie nocnego zabezpieczenia sceny.
4. Zapewnienie garderób dla artystów i wykonawców (zgodnie z riderami artystów)
5. Zapewnienie nagłośnienia wraz z obsługą (zgodnie z riderami artystów)
6. Zapewnienie oświetlenia wraz z obsługą (zgodnie z riderami artystów)
7. Zapewnienie przyłącza energetycznego (zapotrzebowanie ok. 150kW) i pokrycie jego kosztów wraz z całą infrastrukturą elektryczną dla nagłośnienia, oświetlenia, sceny, cateringu, oświetlenia w namiotach
8. Zapewnienie toalet/sanitariatów typu TOI-TOI w ilości 3 szt. dla publiczności oraz 1 szt. VIP
   na backstage’u.
9. Zapewnienie niezbędnego zabezpieczenia medycznego w postaci co najmniej dwóch ratowników wraz z ambulansem oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego zgodnie
   z odpowiednimi przepisami.
10. Zapewnienie wysokich płotów do odgrodzenia strefy backstage’u.
11. Organizacja strefy wesołego miasteczka oraz stanowisk gastronomicznych dla publiczności.
12. Zapewnienie wyżywienia dla obsługi, pracowników technicznych oraz zespołów i wykonawców nie posiadających Riderów socjalnych.
13. Transport, montaż i demontaż sceny (scenę zapewnia Zamawiający).

Konferansjera, artystów i zespoły lokalne w obydwa dni do godz. 18:00 zapewnia Zamawiający.

1. WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Miejsce imprezy: Plac Wolności, 58-420 Lubawka

Oględziny miejsca imprezy możliwe są po uprzednim umówieniu terminu telefonicznie pod numerem 609 759 414.

Termin płatności ustala się na 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.

1. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamówienie winno być zrealizowane w terminie 18-19 lipca 2020 r. w godz. 16:00 – 01:00 (sobota) oraz 15:00 – 22:00 (niedziela)

1. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

 

1. Ofertę stanowi prawidłowo wypełniony formularz ofertowy wraz z załącznikami;
2. Formularz Ofertowy należy sporządzić na podstawie wzoru stanowiącego załącznik
   nr 1 do niniejszego zapytania;
3. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy;
4. Wszelkie miejsca w ofercie gdzie dokonano naniesienia poprawek lub zmiany wpisywanej treści muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty.

 

1. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY OFERT

 

1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

 

1. Cena oferty – 70%

Xc = Xn/Xb * 70

gdzie: Xc – ilość punktów w kryterium ceny; Xn – cena najniższej oferty; Xb – cena badanej oferty; maksymalna liczba punktów w tym kryterium to 70

 

1. Opinia komisji artystycznej, która dokona oceny propozycji artystów – 30%

 

Komisja może wydać ocenę każdego artysty-headlinera w skali od 1 do 15, następnie sumuje się oceny przyznane artystom; maksymalna liczba punktów w tym kryterium to 30

 

1. Zamawiający wybierze ofertę z najwyższą punktacją kryteriów wskazanych w punktach
   VI a. i VI b. niniejszego zapytania.

 

1. Zawiadomienie o wyniku postępowania zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego www.kultura.lubawka.eu.
2. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
3. Komisja artystyczna, o której mowa w punkcie 1 b. będzie składać się z następujących osób: Sławomir Sławiński – dyrektor MGOK, Rafał Czura – instruktor ds. promocji MGOK, Paula Maciołek – instruktor ds. promocji MGOK.

 

1. POZOSTAŁE INFORMACJE

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania bez podawania przyczyny.

 

1. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać osobiście, droga pocztowy tradycyjnej lub elektronicznej na adres Zamawiającego:

Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury
ul. Przyjaciół Żołnierza 6a
58-420 Lubawka

e-mail: dyrektor.mgok@gmail.com

Termin składania ofert upływa w dniu 5 marca 2020 r. o godz. 12.00

Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami w sprawach przedmiotu zamówienia jest Sławomir Sławiński – tel. 609 759 414.